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    伝言メモには、必ず相手が話した内容のみを記入するよう心がけてください。 相手方からことづかった情報は、復唱して確認しましょう。 相手に聞いて確認してもらうことで、誤りや思い違いなどを修正するきっかけになります。 また、復唱は聞き取れなかった内容のさりげない確認手段としても有効です。 電話口で聞き取りながらのメモはスピード勝負です。 丁寧に書いていると、メモが追いつきません。 あらかじめ決めておいた略語やカタカナを使い、筆記速度をアップさせましょう。 電話が終わったあと、伝言メモの作成はできる限り迅速に行うことをおすすめします。 時間を置いてから書こうとすると、もの忘れや記入漏れが起こりやすくなります。 担当者へ正しい情報を伝えるため、記憶が鮮明なうちに清書してしまいましょう。
    電話と対面の大きな違いは、 視覚情報があるかないか です。 対面の場合は、相手の表情や仕草が見えるため感情を読み取りやすいうえ、まだ話が続くかどうかの判断もしやすく、コミュニケーションが円滑に進みます。 万が一相手が聞き取れていない場合でも、表情を見ればこちらの話が伝わっていないことが察知できるでしょう。 一方で電話の場合は、相手がどのような表情で話をしているのかや話すタイミング、こちらの伝えたいことが伝わっているかが視覚的にはわかりません。 そのため、場合によっては相手が聞き取れていないことに気付かず話を続けることや、会話のキャッチボールがうまくいかない場合もあります。
    電話や伝言を受けた日時は、担当者への取り次ぎの際に必要な情報です。 日付・曜日のほか、何時何分かまで書いておきましょう。 もし電話が複数回かかってきた際には、その都度メモしておくとより親切です。 誰からかかってきたのかわかるよう、相手方の企業や、担当者の所属と名前をメモしておいてください。 個人名は、フルネームで聞いておくと折り返しがスムーズになります。 余裕があれば、正しい漢字を確認しておくとなお良いでしょう。 担当者にすぐ取り次げないときは、用件を簡単に聞いておくことをおすすめします。 内容に応じて、メモに「確認のみ」「至急」などと重要性や緊急度を記載できるためです。 ただし、機密情報やプライバシーにあたる内容の可能性もあるため、無理に聞き出そうとする必要はありません。
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