お悔やみの手紙は、縦書きで次のような構成で書きましょう。1. お悔やみの言葉を述べる2. 訃報の驚きや慰めの言葉を述べる3. 弔問欠席に対するお詫びの言葉を述べる4. 香典を同封したことを知らせる5. 結びの言葉で締める6. 日付・差出人・宛名を書く詳しくはこちらをご確認ください。

「悲しみの涙で墨が薄まった」ことを表現するために、お悔やみの手紙には薄墨を使用します。薄墨が用意できない場合は、ボールペンや万年筆のブルーブラックやグレーのインクを使っても問題ありません。

お悔やみの手紙を書く際は次のことに気をつけましょう。・頭語や時候の挨拶は書かないようにする・お悔やみを手紙で述べている理由を書く・遺族を気遣う言葉を書く・亡くなった理由は尋ねない・忌み言葉（いみことば）を使わない・敬称を使う・薄墨を使って書く詳しくはこちらをご参照ください。

お悔やみの手紙は、故人が亡くなってから7日後に行う初七日法要までに届くように送りましょう。初七日より後に訃報を知った場合はこの限りではありません。また、お通夜や告別式に参列する場合はお悔やみの手紙を送る必要はありません。

葬儀への参列が難しい場合は、お悔やみの手紙と香典を一緒に送っても問題ありません。その際は、現金書留用の封筒に香典袋に入れた香典と、お悔やみの手紙を入れて送りましょう。お悔やみの手紙は白無地の一重の封筒に入れます。二重封筒は「不幸の重なり」を連想させることから、弔事の場での使用は避けましょう。

弔電とお悔やみの手紙は、葬儀に参列できない点では共通しています。しかし、弔電は告別式で読み上げられる可能性があるものなので、葬儀に間に合うように手配する必要があります。また、弔電は香典と一緒に送れないので、香典を送りたい場合はお悔やみの手紙とともに送るとよいでしょう。