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    では最後に、電話対応における言葉遣いのポイントについて解説します。 電話対応は明るい表情を作るように意識しましょう。 電話対応では顔が見えませんが、明るい表情を意識すると声のトーンがアップします。 電話では声がワントーン低く聞こえるため、トーンアップにより相手に好印象を与えられるでしょう。
    電話に出るとき・かけるときの言葉遣いは大体決まっていますが、 社内ルールがある場合はそちらを優先してください。 続いて、通話中の言葉遣いでよく使う言葉を一覧表で紹介します。 顧客を待たせるときは、必ずたませることを伝えるのがマナーです。 相手の声が聞き取れない場合は、正確な内容を把握するためにも、失礼のないよう相手に伝えてください。 電話を取り次ぐよう言われても担当者が不在の場合は、電話に出られないことを伝えます。 なお、 外出中や休暇中の場合、具体的な行き先を伝える必要はありません。 最後まで相手に好印象を与えるためにも、電話を切るときまで正しい言葉遣いを意識しましょう。 何か不明な点はございませんか? 電話対応では、電話を切るときにもマナーがあります。
    上記はあくまで一般的な対応方法ですが、会社で電話対応の方針が決まっている場合は、それに従いましょう。 例えば、お客様に対して休暇中であることを一切伝えないという方針の場合は、会社の定めた言い方で対応します。 また、上司や担当者から「休暇中に電話がかかってきたらこのように対応してほしい」という指示があれば、その通りに対応するのが良いでしょう。
    電話応対において、相手の名前と用件の確認は、効率的かつ丁寧なコミュニケーションの基本です。 これにより、相手に安心感を与え、スムーズな対話の流れを作り出すことができます。 また、用件の確認も同様に重要です。 具体的な用件を明らかにすることで、適切な人物や部署にスムーズに取り次ぐことができ、顧客の待ち時間を減らすことができます。 用件の確認には、 「お問い合わせの内容は、新製品に関する情報をご希望ということでよろしいでしょうか? 」 といった具体的な言葉を使って確認を行います。 この際、相手の名前と用件をメモする習慣をつけ、情報を正確にキャッチするスキルを身につけることが大切です。 特に、多忙な業務環境下でも、一人一人の顧客に対して丁寧に対応する姿勢が、企業の信頼とブランド価値を高めます。
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