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    報告書(英語:report)とは、上司や関係者に業務内容やその結果などについて報告するための書類のこと。 ビジネスシーンにおいての報告書の目的は、読み手に業務内容などを正確に共有し、次の活動につなげることです。 報告書の内容は、読み手を意識し、わかりやすく内容を記載することが求められます。 報告書の構成は、企業独自の様式があったりWordやExcelなどの無料テンプレートを利用したりする場合もあり、企業ごとに少し異なります。 しかし、基本的な構成はどの報告書も共通しているため、短時間で質のよい報告書を作成するために、基本の構成を理解しておくとよいでしょう。 ここからは、報告書の基本フォーマットをご紹介します。 報告書には、日時や場所といった「基本情報」を記載します。
    代表的な報告書の例として、業務報告書・出張報告書・クレーム報告書の3種のテンプレートを用意しました。 記載時の注意点を参考に、自部署で使用する際に必要な項目を追加するなどして利用してください。 業務報告書は、業務遂行時にその場にいなかった相手へ状況を伝えることを主な目的としています。 実際に行った仕事内容を羅列するのではなく、要旨を明確にして記載するのがポイントです。 実施した業務内容を端的な標題にまとめて記載します。 業務を行った日付と時間を記載します。 実施した業務を箇条書きで記載します。 とくに重要と思われる業務内容を優先的に記載しましょう。 要旨で挙げた業務内容ごとに、詳しい仕事内容や進捗状況、今後の見込みなどを記載します。
    社内向けの報告書は、あまりかしこまった文章にする必要がなく、詳細については口頭で説明することもできます。 対して社外向けの報告書は、取引先との今後の関係性を考慮しながら客観的に事実を記載し、トラブルの状況を正確に把握する必要があります。 (関連記事はこちら) (「welog」を使って作成した例文付きテンプレートは こちら ) 研修報告書とは、研修の内容について具体的に記載した書類です。 研修報告書を作成する目的は、「研修内容を共有すること」「研修の効果検証をすること」です。 提出日や作成者、研修名や開催日時などの「基本情報」のほか、「研修の目的」や「研修内容」、研修に参加して何を学んだのかといった「所感」を記載しましょう。 (関連記事はこちら)
    社外に報告書を提出する場合は、要旨をA4用紙1枚でまとめた上で、詳しい内容を別紙にまとめたものが一般的です。 社内で使っている専門用語が伝わらない場合もあるため、そういった用語は使用しないように気を付けます。 また、 所感などは添えずに、事実をしっかりとまとめること が求められます。 社外に報告書を提出する場合は、何かしらのトラブルが起きている場合がほとんどです。 その場合、失礼がないように、あいさつ文に謝罪の気持ちを含める、再発防止策を明示するといった内容は必須です。 形式が整った報告書は、それだけで読みやすい報告書になります。 また、どこに何を書くべきかが分かりやすくなるため、書きやすいものにもなります。 報告書に書く項目を大まかに分けると、次の7つになります。 提出する日付
    良い報告書を書く人は、報告書の種類や目的を問わず優れた報告書を作成する傾向があります。 一方で、良くない報告書を作りがちな人は、報告書の種類によらずNGの書き方をしてしまうケースが多いのです。 良い報告書を参考にすることで、自分自身も良い報告書を書くための近道になります。 そこで、良い報告書と良くない報告書の条件を紹介します。 人の報告書を読む際、良い報告書なのか良くない報告書なのか、いずれに当てはまるのかを判断するヒントにしてください。 良い報告書とは? 良い報告書に共通している特徴は「 簡潔 」であることです。 読みやすい文章といっても、特別な表現や言い回しを使う必要はありません。
    「営業報告書」は、営業の「目的」「実施した営業内容」「課題」などの項目を記載することで、社内の情報共有に役立ちます。 「展望」の項目では振り返りで気づいたことを記し、次回の営業に活かしましょう。 (営業報告書の書き方や例文に関する記事はこちら) (「welog」を使って作成した例文付きテンプレートは こちら ) 「経緯報告書」は、業務におけるミスやトラブルが発生した際、その経緯や経過について関係者へ報告するための書類で、「社内向け」と「社外向け」で形式が異なります。
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