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  1. 電話の伝言メモを書く際の6つのポイント

    • 結論ファーストを心がける
    • 箇条書きで分かりやすく書く
    • キーワードと要点を抑える
    • 出てきた名前はカタカナで記載する
    • 電話対応用のメモを使う
    • 伝言メモは無くならないように扱う
    これは役に立ちましたか?
  2. 他の人はこちらも質問
    電話の伝言メモは余計な情報を盛り込まず、箇条書きで分かりやすく書くことがポイントです。 回りくどい表現や抽象的な表現は読み手が理解しにくい情報になります。 しかし箇条書きで書くことで、内容が分かりやすく、後に見直す際にも参考になりやすいメモになります。 例えば、「伝言者が何を求めているのか」、「どのような行動をとる必要があるのか」を箇条書きにしてポイントを絞って記載することが大事です。 電話の伝言メモを書く際には、キーワードと要点を抑えることも大切です。 要件は全部書ききれないため、相手が必要とする情報を要点としてまとめましょう。 重要な要点とキーワードをメモすることで、後で確認する際に役立ちます。 また伝言する際のポイントは、誰からの伝言か、いつ、何を伝えたいのかという情報です。
    伝言メモを紙で行う場合、紛失や情報漏えいに注意が必要です。 紙は管理が難しく、一時的に人の目に触れる恐れもあります。 そのため、報告する際にはコミュニケーションツールなどを利用し、伝えた後は速やかに破棄することが望ましいです。
    仕事での電話メモや伝言メモ、みなさんはどうしていますか? 大事な情報を伝える際に、電話メモや伝言メモはとても重要です。 伝言の際、情報を正確に伝えなければなりませんが、もし伝言ゲームのように、間違った情報で伝わってしまうと、トラブルやミスに繋がってしまいます。
    電話のメモをとることや、電話の内容を伝えるときの伝言メモを書くことは、情報伝達をするうえで必要性の高い行為です。 電話を受けてメモを書かないで情報のやりとりをするということは、やりとりする双方が情報を正しく覚えている必要があるということになります。 すべての情報を正しく記憶することができれば問題ありませんが、伝えるまでの時間が多くかかる、伝える内容が多くある場合はメモを残し記録したほうが安全です。 また、メモを残していない場合、「言った言わないの不毛な水かけ論」「どっちの責任」など、不要なトラブルが起こることにもなりかねません。 電話のメモや伝言メモを適切に書くことにより、必要な情報のやりとりを正しくスムーズにおこないやすくなるので、適切な電話のメモの書き方が求められます。
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